Страница 1
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 августа 2006 г. N 491-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее -
Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора
и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и
обеспечить ее исполнение.
3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора
Хабаровского края от 30 октября 2002 г. N 813-р "Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и
Правительства Хабаровского края".
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на
заместителя Председателя Правительства края - руководителя
аппарата Губернатора и Правительства края Качимова В.И.
Губернатор
В.И.Ишаев
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
Губернатора края
от 11 августа 2006 г. N 491-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и
Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в
целях совершенствования документационного обеспечения управления и
повышения его эффективности путем унификации состава и форм
управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию
служб документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее -
край).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции
Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, законами края,
постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства края.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и
Правительства края, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами
осуществляется управлением по организации работы с документами
главного управления делами Губернатора и Правительства края (далее
- управление по организации работы с документами и главное
управление делами соответственно).
1.5. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей
Инструкцией порядка работы с документами в структурных
подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее -
структурное подразделение аппарата) возлагается на их
руководителей.
Руководитель структурного подразделения аппарата своим приказом
либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного
за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие
основные функции:
прием и учет документов, полученных структурным подразделением
аппарата, правильность их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного
подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний
- исполнителю;
учет и регистрация исходящих из структурного подразделения
аппарата документов, проверка правильности их оформления и
передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении
аппарата;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников структурного подразделения аппарата;
контроль за своевременным формированием в дела исполненных
документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения
аппарата;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение
использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на
архивное хранение;
учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;
проведение инструктажа вновь принятых в структурное
подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы
с документами.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой
информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены
только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация,
раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит
разглашению (распространению) без разрешения руководителей
структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов
исполнительной власти края.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю
структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и
архива управления по организации работы с документами (далее -
отдел делопроизводства и архива).
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой
информации, передача им какой-либо служебной информации или
документов осуществляются в установленном порядке пресс-центром
Правительства края главного управления территориальной политики,
кадров и общественных связей Губернатора и Правительства края
(далее - пресс-центр Правительства края), а в отдельных случаях -
главным государственно-правовым управлением Губернатора и
Правительства края.
1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут
персональную ответственность за соблюдение требований настоящей
Инструкции, сохранность находящихся у них документов и
неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами
осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий
осуществляются только на специальных технических средствах.
2. Общие правила оформления документов
в аппарате Губернатора и Правительства края <*>
--------------------------------
<*> Правила оформления конкретных видов документов
устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих
требований.
2.1. Управленческая деятельность Правительства края выражается
посредством издания нормативных документов.
Основными нормативными актами Правительства края являются
постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края. Они
действуют на территории края и обязательны для исполнения всеми
предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами
независимо от ведомственной принадлежности, гражданами,
проживающими в крае.
Порядок подготовки и оформления актов Губернатора и
Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.
2.2. При составлении и оформлении документов используется 30
реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный
порядок их расположения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-
2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) (приложения N 1,
2).
2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и
Правительства края, печатаются с использованием текстового
редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним
формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 - 2
межстрочных интервала.
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с
ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для
выделения части текста документа, заголовка, примечания могут
использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.
2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на
бланке, так и без него, имеет размеры полей не менее: 35 мм -
левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля
страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков
препинания.
2.6. Документы в аппарате Губернатора и Правительства края
оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые
имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном
порядке.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Для оформления сопроводительных писем и некоторых документов
могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма
Губернатора края, Правительства края и его структурных
подразделений оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-
2003.
Документы, издаваемые от имени двух или более органов или
организаций, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с
указанием названий этих органов или организаций.
2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства края применяются
следующие бланки:
- общий бланк Правительства края (серия ПБ);
- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);
- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);
- бланк постановления Правительства края (серия ПП);
- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);
- бланк приказа заместителя Председателя Правительства края -
руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);
- бланк письма Губернатора края с продольным расположением
реквизитов (серия БГ);
- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением
реквизитов (серия ВГ);
- бланк письма Правительства края с продольным расположением
реквизитов (серия БР) - используется для оформления исходящих
документов за подписью заместителей Председателя Правительства
края;
- бланк письма Правительства края с угловым расположением
реквизитов (серия БП) - используется для оформления исходящих
документов:
от имени руководителей (заместителей) структурных подразделений
аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного
подразделения),
от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при
отраслевых министерствах с обязательной расшифровкой наименования
комиссии, например:
---------¬
¦ Герб ¦
¦ края ¦
L---------
ПРАВИТЕЛЬСТВО - ¬
Хабаровского края
Министерство природных
ресурсов края
Комиссия по лесопользованию
при Губернаторе края
Карла Маркса ул., д. 56, г. Хабаровск, 680000
Тел. (4212) 30-59-83. Факс (4212) 32-87-56
E-mail: main@adm.khv.ru http://www.adm.khv.ru
___________________ N ________________________
На N _____________ от ________________________
- ¬
- бланк письма Правительства края формата А5;
- бланк управления международных связей и государственного
протокола Губернатора и Правительства края.
2.6.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются
полиграфическими предприятиями по заказам главного управления
делами.
2.6.3. Бланки документов используются строго по назначению,
подлежат учету управлением по организации работы с документами и
без соответствующего разрешения не могут передаваться другим
организациям и лицам.
2.6.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также
для подготовки документов, подписываемых несколькими
руководителями различных органов управления.
Внутренняя переписка - это переписка между руководителями
структурных подразделений аппарата, за исключением переписки
внутри отраслевых министерств края. Наиболее распространенными
примерами внутренних документов являются служебные записки,
подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся
преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное
лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно
при подписании.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и
архива, оформляется в одном экземпляре.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического,
информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как
правило, без регистрации.
2.6.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых
бланков
2.6.5.1. Руководители структурных подразделений аппарата
назначают работников, ответственных за учет, хранение и списание
номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их
должностные регламенты.
Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных
гербовых бланков:
- получают (под расписку) гербовые бланки в секторе
электронного оформления документов и копировально-множительных
работ управления по организации работы с документами (далее -
сектор электронного оформления документов и копировально-
множительных работ) или в отделе подготовки и выпуска документов
Губернатора и Правительства края управления по организации работы
с документами (далее - отдел подготовки и выпуска документов
Губернатора и Правительства края);
- заводят журнал по учету, использованию и хранению гербовых
бланков;
- отмечают в журнале, когда и для каких целей использован бланк
(подготовлен проект постановления, отправлено письмо, дан ответ на
запрос и т.д.);
- хранят испорченные номерные гербовые бланки;
- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные
номерные гербовые бланки с составлением акта, который
подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается
руководителем структурного подразделения аппарата. После
утверждения акта (приложение N 3) испорченные бланки уничтожаются.
Один экземпляр акта о списании номерных гербовых бланков серии
ПБ, ПР, БР, БГ, БП передается в сектор электронного оформления
документов и копировально-множительных работ, а серии ПГ, ПП, РГ,
РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и
Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего
за отчетным периодом (10 июля, 10 января).
2.6.5.2. Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых
шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по
назначению.
Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков
на черновики или в других целях.
2.7. Составление и расположение отдельных реквизитов документов
2.7.1. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах
(закон, постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка
и т.д.). На бланке письма наименование вида документа не
указывается.
2.7.2. Дата документа - это дата принятия решения,
зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно
является дата его подписания (распорядительные документы, письма),
для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) -
дата утверждения, датой протокола является дата заседания
(принятия решения), датой акта - дата события.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего
документ, и печатается от левой границы текстового поля на
расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от
предыдущего реквизита.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате
подписания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется
непосредственно при подписании.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-
цифровой.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и
организаций, а также содержащих сведения финансового характера,
используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором
день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя
цифрами, например, 02 апреля 2005 г. Проставлять ноль в
обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, -
обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы
даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором
день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными
точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей
последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2005.
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день
месяца, например: 2005.03.29.
2.7.3. Регистрационный номер является обязательным реквизитом
каждого документа, он состоит из порядкового номера документа в
соответствующем регистрационном массиве, который может быть
дополнен буквенным обозначением названия документа, первой буквой
фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре
дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки
документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон) или автора.
Регистрация документа производится после его подписания или
утверждения.
Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного
номера и даты.
Регистрация документа заключается в записи сведений о документе
в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего
регистрационного номера и проставлении его непосредственно на
документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о
том, что он включен в информационный массив организации и
находится под ее контролем.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых под
соответствующими названиями организаций или через косую черту в
порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от
используемого бланка и вида документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
2.7.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на
который должен быть дан ответ
Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно
при оформлении писем-ответов на поступивший запрос (письмо,
заключение и т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших
поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного
документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что
освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
2.7.5. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с
указанием номера экземпляра проставляются на первой странице
документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой
странице сопроводительного письма к документам, содержащим
секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в
правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже
грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18
пт) и центрируется по отношению к нему.
2.7.6. Адресование документа
Управленческие документы адресуют организациям, их структурным
подразделениям, должностным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
Если документ направляется нескольким однородным организациям
или нескольким структурным подразделениям одной организации, то их
следует указывать обобщенно, например:
Администрациям
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указываются в
именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном,
инициалы указываются перед фамилией, например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "адрес" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания
услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:
наименование адресата (наименование организации - юридического
лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области),
республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании документа в организацию указывают ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264
Допускается центрировать строки реквизита "адрес" по отношению
к самой длинной строке.
Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и
архива в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный
руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего
документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на
бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела
делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр
исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех
отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор
считает это необходимым. Слово Копия перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не указывают. При большом количестве
адресатов исполнитель составляет список рассылки документа.
2.7.7. Утверждение документа
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу
только с момента утверждения.
Документ утверждается руководителем организации или специально
издаваемым распорядительным актом. Распорядительный документ
необходимо издавать в тех случаях, когда введение утверждаемого
документа требует дополнительных действий и предписаний или
разъяснений.
Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен
(обязательно подписан).
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого
листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности
лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и
даты утверждения. Строки реквизита "гриф утверждения документа"
центрируются относительно самой длинной его строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр топлива и энергетики
Хабаровского края
личная подпись В.М. Сливко
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы
утверждения располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением,
приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 03.06.2005 N 133
Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в
приложении N 4 к Инструкции.
2.7.8. Резолюция
Указания по исполнению документов фиксируются в форме
резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание
поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица,
давшего поручение, и дату, например:
А.А. Петрову
Прошу подготовить проект договора с компанией "Нефтехим" к
01.07.2006.
Личная подпись
01.06.2006
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в
месте, предусмотренном ГОСТ. Если это место занято другим
реквизитом (например, адресатом), резолюцию размещают на любой
другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме
полей.
Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к
нему листке-поручении (фишке) с указанием регистрационного номера
и даты документа, к которому резолюция относится. Однако это
нежелательно, так как листок может быть отделен от документа или
утерян; резолюция может быть заменена или исправлена, что снижает
ответственность ее автора и создает трудности для исполнителя;
создаются трудности при формировании дел.
2.7.9. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением
резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам,
телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее 5
строк. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок допускается не указывать.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание
документа, его основную смысловую нагрузку.
Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы:
о чем (о ком) издан документ, например:
"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";
чего (кого), например:
"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
специалиста..."
Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет,
вопрос) и действие, которое производится или должно быть
произведено, например:
"О подготовке проекта договора".
Иногда заголовок обозначает вопросы, которые регулирует
документ и которые свойственны документам, дополняющим ранее
изданные и более широко охватывающие предмет регулирования,
например:
"О вопросах тарифной политики на транспорте".
Заголовок составляет исполнитель документа.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме
"точно" для ПЭВМ (12 пт), максимальная длина строки 7,5 см. Если
заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки
продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не
ставится.
Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу
данных.
2.7.10. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на
контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения
установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков
исполнения.
Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и
индивидуальный:
- типовой срок исполнения документа - срок исполнения
документа, установленный нормативно-правовым актом;
- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения
документа, установленный распорядительным документом организации
или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой
"К", словом или штампом "Контроль".
2.7.11. Текст документа
2.7.11.1. Текст документа располагается между заголовком и
отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным,
кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное
восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных
толкований.
Краткость содержания документа достигается за счет исключения
повторений, непротиворечивости формулировок, употребления
общепринятых сокращений.
Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих
органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида
документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и
заголовка к тексту документа.
2.7.11.2. В соответствии с видом документа выбирается
композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
2.7.11.3. Текст документа может быть представлен в форме
связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
2.7.11.4. Сплошной связный текст документа содержит
грамматически и логически согласованную информацию об
управленческих действиях и применяется при подготовке
постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений,
инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров,
контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24
- 36 пт) от заголовков в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты,
подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки
(подзаголовки).
Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в
конце не ставится.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с
точкой на конце (например, 2.3.5.). В исключительных случаях
подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1),
2), 3).
Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с
прописной буквы и в конце ставят точку.
После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой
подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме
последнего) точкой с запятой.
Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются
цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от
абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой,
констатирующей части, указываются причины, основания, цели
составления документа. В этой части при необходимости могут быть
названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по
данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме:
наименование документа, наименование организации - автора
документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к
тексту. Например:
"В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. N
129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей" и постановлением Правительства
Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном
федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем
государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских
(фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных
предпринимателей"...".
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или
обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.
Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без
констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
При подготовке документов, составленных по однотипным,
повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о
передаче документов на государственное хранение, акты об
уничтожении документов, сопроводительные, гарантийные письма,
заявки, заключения и т.д.), рекомендуется разрабатывать
унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно
использование текстовых шаблонов.
2.7.11.5. В распорядительных документах (распоряжение, приказ)
используется форма изложения текста от первого лица единственного
числа.
В первой части распорядительного документа указывается
основание или причина составления документа, во второй части
излагается решение руководителя. Если содержание документа не
нуждается в пояснении, то его текст содержит только
распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается
со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается от левой границы
текстового поля.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение
приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных
по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя
перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают
управленческие действия, носящие распорядительный характер,
начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Провести инвентаризацию материальных ценностей...
В том случае, если задание или действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен
начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в
тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в
неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта
действия. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику управления хозяйственного обеспечения главного
управления делами Губернатора и Правительства края Готвальду А.В.
подготовить проект инструкции об организации работы по...
В качестве исполнителей могут быть указаны организации или
структурные подразделения, после наименования которых в скобках
указывается фамилия руководителя в именительном падеже. Например:
1. Управлению бухгалтерского учета и финансового контроля
главного управления делами Губернатора и Правительства края
(Иванова Н.А.) провести проверку использования средств,
выделяемых...
Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:
1. Главному управлению делами Губернатора и Правительства края
(Кондратов Г.А.) провести в I квартале 2007 г. проверку
организации делопроизводства в министерствах...
Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и
оформлено как дата завершения исполнения. Например:
Срок - 25 января 2007 г.
2.7.11.6. В распорядительных документах коллегиальных органов
(постановления, решения) используется форма изложения текста от
третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных постановлениях или решениях двух и более
организаций текст излагается от первого лица множественного числа
(ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
2.7.11.7. Документы должны быть написаны официально-деловым
стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих
его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения
словосочетаний, предложений и текстов в целом.
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5 |
Стр.6 |
Стр.7 |
Стр.8 |
Стр.9
|
